TUGEND IN DER NOT – DER MASKENBALL

Bei Eventmanagern und allen Beteiligten in der Veranstaltungsbranche sind die verheerenden Auswirkungen der COVID-19-Pandemie nach wie vor zu beobachten. Nach und nach sehen wir aber auch Licht am Ende des Tunnels: Einige Länder lockern bereits die Einschränkungen und Veranstaltungen, sowie Konferenzen werden mit Schutzkonzepten durchgeführt.

Wird es für Veranstalter jedoch wie gewohnt weitergehen?

Leider nicht, aber Eventmanager sind als in der Lage sich anzupassen, nicht wahr? In dieser Zeit der Unsicherheit müssen wir uns bei Corporate Events und Veranstaltungen zu neuen Ufern ermutigen.

Wie sieht die momentane Zukunft von Events aus?
Da Menschenansammlungen eines der bewährten Mittel zur Verbreitung von Krankheiten sind, werden viele Menschen skeptisch sein an grösseren Events teilzunehmen. Die Ereignisbranche kann jedoch nicht einfach eingefroren bleiben. Kleinere Veranstaltungen mit einem überschaubaren Publikum sind daher wohl die unmittelbare Zukunft der Branche.

Das Eventdesign wird sich aufgrund von Social Distancing Anforderungen ebenfalls dramatisch ändern. Zu diesem Zeitpunkt werden persönliche Interaktionen eine Herausforderung sein. Hier sind einige bemerkenswerte Änderungen in der Zukunft von Events nach der Coronavirus-Pandemie:

Social Distancing
In einer Branche, die von menschlichen Interaktionen lebt, wird Social Distancing den Eventmanagern Kopfschmerzen bereiten. Sie müssen einen grossen Veranstaltungsort buchen, um eine kleine Anzahl von eingeladenen Personen aufnehmen zu können. Das Eventdesign muss bei Bestuhlungen auch eine neue Sitzordnung annehmen. Beispielsweise könnten Eventplaner gezwungen sein, Sitzordnungen bei Referaten zu überdenken - beispielsweise auf den Theaterstil zu verzichten und sich für einen U-Stil zu entscheiden, der mehr Distanz ermöglicht und gleichzeitig Gespräche fördert.

Wenn der Veranstaltungsort keine grosse Räumlichkeiten bietet, benötigen die Organisatoren vielleicht auch Kameras in verschiedenen Räumen, damit der Sprecher ein breiteres Publikum erreichen kann. Dies erinnert schon fast etwas an Rechtsvorlesungen der Uni Zürich.

Registrierungen
Mal abgesehen davon, dass eingeladene Personen den erforderlichen Abstand einhalten sollen, muss man möglicherweise auch kreative Möglichkeiten finden, um Gäste am zu registrieren. Wenn sich eingeladene Personen registrieren müssen, sollte man mithilfe von physischen Beschilderungen den richtigen Abstand in den Warteschlangen anzeigen. Ebenso sollte man es vermeiden Einlassbadges zu verteilen. Alternativ werden Besucher wohl gebeten ihre Einladungen zu Hause auszudrucken und dann am Registrierungsstand selbst zu scannen.

Wenn du einen Maskenball, eine Maskenhochzeit oder eine Maskenparty veranstalten willst und damit und ein unvergessliches Erlebnis schaffen möchtest – hier ein paar Tipps:

Habe ein klares Ziel
Es gibt mehrere Gründe für die Ausrichtung eines Masken-Events, einschliesslich Spendenbeschaffung, Geschäftsfunktion, Feier, Hochzeit, um eine Sache bekannt zu machen oder einfach nur Spass zu haben! Was auch immer der Grund für die Ausrichtung einer Veranstaltung ist, kommuniziere diesen, um möglichst viele Gäste für den Event zu gewinnen.

Habe einen Plan

Es gibt (nebst Schutzkonzepten) viele verschiedene Elemente die Ausrichtung bei einer Veranstaltung berücksichtig werden müssen:

• Wie viele Teilnehmer wären ideal?
• Welcher Veranstaltungsort ist der beste?
• Was ist das Profil der idealen Gäste?
• Wirst du ein Thema für die Party haben und wenn ja, welches?
• Welche Musik soll gespielt werden (live oder DJ)?
• Wer sind die idealen Leute, um dir bei der Organisation dieser Veranstaltung zu helfen?
• Benötigst du Genehmigungen?
• Wie kommunizierst und informierst du?
• Benötigst du Sicherheitspläne (z. B. Brandevakuierung usw.)?
• Wie finanzierst du die Veranstaltung?
• Wieviel kostet ein Ticket?
• Musst du Tickets drucken?
• Was musst du für die Eventbeleuchtung tun?
• Solltest du einen Gastgeber oder einen Zeremonienmeister benennen?
• Was wird der Sitzplan sein? Gibt es bestimmte Gruppen, die zusammen und andere die getrennt sein müssen?

Integriere Ideen, um den Event unvergesslich zu machen!

Einladungen
Zunächst solltest du Einladungen verschicken, die von Anfang an einen guten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, um tatsächlich eine physische Einladung per Post zu versenden und mache die Einladung zu etwas Besonderem. Eine gute Idee ist zum Beispiel, ein schönes Briefpapier zu verwenden. Jede Einladung kann entweder von Hand mit einem Kalligraphiestift oder gedruckt werden. Verleihe dem Umschlag einen Wachsverschluss und versende die Einladungen mindestens 6 Wochen vor der Veranstaltung.

Gib klare Anweisungen zum Thema
Entscheide zunächst, ob das Tragen einer Maske obligatorisch ist. Dies wird dringend empfohlen, damit jeder weiss, was ihn erwartet. Mach ein klares Statement, keine Maske, kein Einlass! Die Angabe "Nur auf Einladung" ist ebenfalls hilfreich, ein Gefühl von Exklusivität und Privilegierung für die Gäste zu schaffen.

Entscheide dich für ein Thema

Wenn du dich für ein Thema entscheidest, stelle einfach sicher, dass das Eventdesign damit konsistent ist:

• Venezianischer Karneval – kehre zur Quelle der Idee zurück!

• James Bond - viel Spass damit

• Renaissance - erwecke diese künstlerische Zeit wieder!

• Märchen - legen Sie nur das Thema fest und lasse es die Gäste interpretieren

• Gothic - viel Spass mit Schwarz und Weiss

• Vampir – interpretiere den Klassiker in seinen vielen Variationen!

Eine ausgefeilte Dekoration gibt die passende Stimmung zur Veranstaltung an. Wir empfehlen dringend, ein wenig darüber nachzudenken, wie du den Veranstaltungsort dekorieren willst. Verwende Vorhänge aus Seide oder Samt in einer Farbe, die dem Thema rund um den Veranstaltungsort entspricht. Fülle Glasvasen mit Federn und Perlen und streue reichlich Glitzer und Pailletten darüber. Kerzen und Kandelaber sorgen für gute Laune, aber auch die Verwendung von funkelnden Lichtern oder Lichterketten können einen magischen Ton angeben.

Man kann auch Scheinwerfer oder Projektoren verwenden, um aufgenommene Spezialeffekte hervorzuheben, z. B. einige der ausgestellten Masken, Feder- und Perlenvasen oder andere spezielle Dekorationen.

Warum nicht auch gleich mit einer Spendensammlung verbinden?

Du könntest zum Beispiel an jedem Tisch eine Auktion für eine venezianische Maske mit allen Erlösen für die gute Sache durchführen. Weiter bieten auch Preise für das beste Outfit, die verrückteste Maske, die beste Paarkombination usw. den Gästen viel Spass und Anreiz, wirklich alles herauszuholen.

Du suchst noch den passenden DJ für deinen Ball? Alle unsere Künstler spielen auf Wunsch mit Maske 😉