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DEINE PARTY, UNSERE TIPPS

Du hast vor eine eigene, kleine Party zu organisieren? Wir helfen dir!


Du hast zwar alles für eine tolle, kleine Privat-Party vorbereitet und die Getränke und die Musik sind bereit gemixt zu werden. Dennoch könnte sich dein Abend aber als Flop erweisen, zum Beispiel wenn dir die Getränke oder Gäste ausgehen. Dies kannst du verhindern, vor allem wenn du nun auf bessere Zeiten hin vorbereitend auch einen etwas grösseren Event planst. Nimm diese paar Guidelines mit, vor allem wenn du grössere Feste wie Meilensteine, Geburtstage oder Abschlussfeiern planst.


Jeremie Bovet, unser Booking- und Partyexperte, sowie Roger Kleiner von der Huber Getränkehandlung AG, geben euch hier ein paar Tipps für einen erfolgreichen Event.

Jeremie: Ob es sich um eine private Feier oder ein Mega-Event handelt, der Arbeitsablauf für die Organisation einer erfolgreichen Party ist in vielerlei Hinsicht ähnlich. Man muss Einladungen verschicken, den Veranstaltungsort vorbereiten, Getränke kaufen und die Musik und DJs organisieren. Man wird Unterschiede in den Details finden und genau da liegt auch das Problem. Viele Leute denken, es sei einfach, eine Party zu organisieren. Es gilt aber auch zu erkennen, dass ein gewisses Organisationstalent von Vorteil ist, man den Markt gut kennen sollte und in der Lage sein muss, finanzielle Risiken zu absorbieren. Es hilft immer, die Kosten genau zu kalkulieren und realistische Ziele zu haben.

 

Lasst uns einen Blick auf die Vorbereitungen werfen: Wann sollte man mit den Vorbereitungen für ein Fest beginnen?

Jeremie: Das hängt ganz von der Grösse des Festes ab. Richtig grosse Veranstaltungen erfordern sicher eine etwa einjährige Vorbereitungszeit, während kleinere Clubveranstaltungen bis zu sechs Monate dauern können. Spontane Privatfeiern oder Open-Air-Veranstaltungen können dagegen in nur 48 Stunden organisiert werden. Wenn man zum Beispiel einen guten DJ engagieren will, sollte man die Anfrage rechtzeitig im Voraus stellen. Wiederum darf nicht vergessen werden, die Kosten zu kalkulieren bevor man anfängt. Und zwar lange bevor man mit den ersten Vorbereitungen beginnt.

Was sollte man bei der Standortwahl beachten?


Roger: Die meisten Veranstaltungsorte werden auf der Grundlage eines so genannten Door/Bar-Deals angeboten. Das bedeutet, dass der Veranstalter das gesamte an der Tür verdiente Geld erhält, während der Clubbesitzer das an der Bar verdiente Geld erhält. Der Veranstaltungsort sollte vor allem auch einen guten Ruf mit sich bringen. Wenn man neben bekannten alternativ einen eher unbekannten Veranstaltungsort gefunden hat, ist es eine Herausforderung für den Veranstalter, die Leute an einen solchen Ort zu bringen. Das bedeutet zwar mehr Arbeit, kann sich aber am Ende besser auszahlen, da neue Veranstaltungsorte tendenziell mehr Gäste anziehen. Die Lage des Veranstaltungsortes, sowie der Transport zum und vom Veranstaltungsort sind ebenfalls wichtig. Die Gäste wollen ja bequem zur Party und wieder nach Hause kommen. Wenn man den richtigen Veranstaltungsort gefunden hat, werden Verträge ausgearbeitet und ein Datum für die Veranstaltung festgelegt. Hier werden Miete, Kosten für Sicherheit, Reinigung, Ton- und Lichtanlage sowie Lizenzgebühren schriftlich festgehalten. Wie lange ein Fest dauert, hängt eigentlich von den Gästen und der Qualität der Musik ab. Elektronische Veranstaltungen zum Beispiel erfordern eine gute Beschallungsanlage. Ohne kraftvollen Sound ist jede elektronische Party eigentlich ein Misserfolg. Dasselbe gilt für eine gute Beleuchtung. Gute Locations haben in der Regel beides in ihrer Standardausrüstung. Dazu gehört auch eine grundlegende DJ-Ausrüstung wie Mischpult, CD- und Plattenspieler. Wenn man dazu bereit ist, ein zusätzliches hochwertiges Soundsystem zu mieten, sollte man sich professionell beraten lassen und unbedingt den Preis prüfen.

Wie finde ich einen guten DJ, wenn ich niemanden kenne?

Jeremie: Auch bei grösseren Veranstaltungen sollte man nicht nur an die eigenen Lieblingskünstler und -lieder denken, sondern etwas aufgeschlossener sein und eine Vorstellung davon haben, wohin sich der Markt entwickelt. Künstler kommen und gehen, aber nur wenige schaffen es, hier zu bleiben und eine langfristige Karriere aufzubauen und dann zu halten. Dies hat auch meist seinen Preis. Hippe, international gefragte DJs kosten mehrere tausend Franken, zuzüglich Reise- und Übernachtungskosten sowie Buchungsgebühren. Es gibt aber auch einige lokale Künstler, auf die man ebenso zählen kann. Verfolgt einfach ihre Entwicklung und achtet darauf, dass die Gagen stimmen. Auch bei kleineren Veranstaltungen lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Agentur. Viele Künstler und Booking-Agenturen sind nicht nur auf das grosse Tam Tam ausgerichtet, sondern teilweise auch auf kleine Events spezialisiert.

Wann und wie sollte man anfangen Einladungen zu verschicken? Was ist zu früh, was ist zu spät?

Jeremie: Eine gute Faustregel ist, mit der Werbung für eine Veranstaltung 4-8 Wochen im Voraus zu beginnen. Manchmal versuchen Organisatoren hingegen einen gewissen Reiz und "Überraschungsfaktor" zu erzeugen, indem sie bis 24 Stunden vor der Veranstaltung überhaupt keine Werbung machen. Je nach Zielgruppe gibt es verschiedene Werbemethoden, die sorgfältig erwogen werden sollten. Meistens wendet man eine Mischung aus Flyern, Plakaten, Anzeigen in Zeitschriften, Online-Newsletter-Mailinglisten und Ankündigungen in Online-Portalen an, um für die Veranstaltungen zu werben. Ein Thema und ein passendes Motto für die Party sind ebenfalls sehr wichtig. Wenn die Veranstaltung an einem ungewohnten Ort stattfindet, sollten man auch eine Wegbeschreibung mitgeben. Viele Organisatoren nutzen auch die gesamte Bandbreite an Portalen sozialer Netzwerke wie Facebook, Instagram oder Snapchat.

Was ist mit der Party selbst? Welche Getränke sollten Sie anbieten? Wie viel sollte man pro Person veranschlagen?


Roger: Ich war schon auf Parties, wo die Getränke in kürzester Zeit ausverkauft waren. Die Gäste langweilen sich dann und ziehen zur nächsten Party weiter. Die Bar mit Getränken von der Tankstelle um die Ecke wieder aufzufüllen kann ziemlich teuer werden. Das Geld, das an der Bar verdient wird, ist eine der Haupteinnahmequellen jeder Party. Aus diesem Grund sollten man diesen Aspekt sehr sorgfältig planen. Man sollte Waren gegen Kommission und bestellen und dann lieber zu viel als zu wenig. Ebenfalls kann man im Voraus zu recherchieren, welche Getränke den grössten Umsatz bringen. Auch beim Einkaufspreis gibt es grosse Unterschiede. Bei Huber Getränke haben wir zum Beispiel sehr attraktive Angebote, gerade auch für kleine Events.

 

Was sollten Sie bei der Dekoration und Beleuchtung beachten?

Jeremie: Das liegt im Auge des Betrachters. Je nach Art der Feier benötigt man eine Beleuchtungsanlage. Es gibt Parties, die mit nicht mehr als einem Stroboskop und einer Nebelmaschine auskommen - das hängt aber auch von der Musik und dem Stil der Party ab. Für andere ist manchmal nichts zu extravagant und es wir in teure LED-Systeme investiert. Generell bei Deko - nichts ist zu übertrieben. Achtet einfach darauf, dass alles gut zusammenpasst.

Wo soll die Tanzfläche stehen und wie sieht es mit der Lautstärke der Musik aus?

Jeremie: Man hat verschiedene Möglichkeiten. Die Lage der Tanzfläche, falls diese überhaupt verändert werden kann, hängt vom Layout des Veranstaltungsortes ab. Wenn man sich für den Standort der Tanzfläche entschieden und die Beschallungsanlage installiert hat, sollte man gerade bei grösseren Events einen Tontechniker beauftragen, die Lautstärke zu messen. Dies um einen optimalen Klang zu gewährleisten. Toningenieure können auch den gesetzlichen dB-Pegel ausgleichen. Es ist wichtig dafür zu sorgen, dass die Anwohner nicht durch eine Party gestört werden, ansonsten gibt es schnell Probleme. Es kann auch sehr nützlich sein, mit der Polizei in Kontakt zu treten und transparent zu kommunizieren. Am Ende des Tages gehen die Leute auf eine Party, um guten Klang zu erleben, die Gesellschaft grossartiger Menschen zu genießen, gute Musik zu hören, sich wohl zu fühlen, Spass zu haben und mit einem Lächeln im Gesicht ins Bett zu gehen.


Eine Party zu organisieren ist nicht einfach. Wir hoffen aber mit diesen Tipps etwas helfen zu können.

Jeremie Bovet ist Mitgründer von tablerockers.ch und zeichnet sich Verantwortlich für Booking & Akquisition von Künstlern.

 

Weiter greift er zurück auf spezifisches Verhandlungs-Know How in seiner Tätigkeit als Sourcing Spezialist bei Chain IQ.

Roger Kleiner sitzt in der Geschäftsleitung der Huber Getränkehandlung AG, Zürich und ist dort verantwortlich für Verkauf und Marketing.


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