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DIE STUNDE DER KLEINEN EVENTS

Nach dem Lockdown während März und April sehnt man nun einer verantwortungsvollen und nachhaltigen Öffnung des Landes entgegen. Nicht alles wird gleich sein wie bisher – dies hat wohl seine guten, wie auch schlechten Seiten. Sicherlich jedoch wird es vorerst wohl keine grösseren Veranstaltungen geben und man wird mit sozialer Interaktion generell behutsam umgehen. Es scheint, als käme nun die Stunde von kleineren, überschaubareren Events, die den momentanen Bedürfnissen gerecht werden. Falls du ein solchen organisieren möchtest, geben wir dir hierzu gerne ein paar Tipps.

 

Jedoch vor dem Tipp noch eine Aufforderung: Was mit wem du auch immer organisierst…trage Verantwortung, halte dich an Verordnungen und sei entsprechend besorgt um das Wohl deiner Gäste und der Gesellschaft als Ganzes 😉

Tipps zur Eventplanung:

Kleinere Veranstaltungen sind viel flexibler, wenn es um die Möglichkeiten von Veranstaltungsorten, generellen Aktivitäten und Interaktionen geht. Letztendlich ist es auch einfach einfacher, mit Bedürfnissen von kleineren Gruppen zu arbeiten. Natürlich muss man als Veranstalter immer noch kreativ wirken, wenn man einen Event zum Erfolg bringen möchte. Ganz wichtig - eine Checkliste mit wichtigen Details unterstützt den Ablauf der Veranstaltung und gibt anschliessend auch wertvolle Hinweise darauf, was beim nächsten Mal besser funktionieren könnte.

 

Starte mit Grundlagen

Die besten Ideen beginnen mit einer soliden Grundlage. Daher ist es wichtig, den Rahmen der Veranstaltung festzulegen, bevor man zu weit in die Zukunft blickt. Dinge wie Daten, Zeiten und Lokalitäten sollten fixiert sein, bevor man sich mit komplizierten Details befasst. Mit Planung und Organisation manchmal etwas überfordert? Dann nutze auf jeden Fall eine von vielen kostenlosen Apps oder Programme, mit denen man Termine und notwendige Anrufe nachverfolgen kann.

Wähle den richtigen Veranstaltungsort

Es wird zwar leichter sein, einen Raum für eine kleinere Gruppe zu finden - aber die Kapazitätsschwellen werden daraufhin ebenfalls enger. Wenn eine Veranstaltung plötzlich von 50 auf 100 Personen erweitert wird, muss man je nach Kapazität des Veranstaltungsortes möglicherweise in grössere Räume umziehen. Allgemeinen ist es einfacher, im Notfall einen kleineren Raum zu finden. Suche also erst einen Raum, der deine höchste Annahme an Gästen aufnehmen kann, und verkleinere bei Bedarf - solange natürlich das Budget nicht beeinträchtigt wird.

Entwickle eine Vermarktungsstrategie

Selbst wenn du eine "kostenlose Veranstaltung" veranstaltest, solltest du diese so aufsetzen, dass sie zur Anmeldung verleitet – dies ist für deine Planung essentiell. Menschen wollen wissen, was sie am Event erwartet. Die Art und Weise, wie Einladungen und Vermarktung formuliert werden, kann einen grossen Einfluss darauf haben, ob Gäste erscheinen oder nicht. Während eine Veranstaltung für dich vielleicht sehr aufregend klingt, besteht die eigentliche Herausforderung darin auch andere zu begeistern 😉

Eventbudget pro Person

Einer der wenigen Nachteile von kleineren Events ist, dass sie in der Regel pro Person entsprechend mehr kosten, da die Preise für Location, Dienstleistung und Catering mit zunehmender Menge sinken. Um die Sache in der Realität noch etwas komplizierter zu machen: Ein zahlenmässiger Rückgang um 20 Prozent deiner Anzahl Gäste hat Einwirkung auf deine Kosten und wird für dich direkt spürbar. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich die Kosten mit der minimalen Gästezahl zu kalkulieren. Wenn du also gut vorbereitet kalkulierst, dann wird auch die Marge am Schluss eher positiv als negativ überraschen. Wenn du einen Event für dein Business organisierst und es nicht um Einnahmen geht, überrascht du wenigstens deinen Vorgesetzten mit tieferen Kosten.

Feedbacks vergangener Events

Der beste Weg, um einen Vorsprung bei der Planung deiner nächsten Veranstaltung zu erhalten, ist sich das Feedback zur aktuellen Veranstaltung einzuholen. Dies ist insbesondere auch bei Firmenevents sehr wichtig. Gerade im Unternehmen ist es erheblich, dass die Mitarbeiter gerne an entsprechende Events kommen und somit zentraler Bestandteil des Lebens einer Firmenkultur. Wenn die Möglichkeit es zulässt können auch Feedback-Formulare ganz einfach in ein Debriefing integriert werden, generell lohnt es sich sowieso auch nach den Events in Kontakt zu bleiben…denn:


Event Networking

Ein gutes Networking kann für Gäste einen enormen Mehrwert bieten. Wie man so schön sagt: Nichts ist für Menschen attraktiver als andere Menschen - also sei bei kleineren Events entsprechend proaktiv.

Kleine Veranstaltungen haben also grosses Potenzial, für alle eine bereichernde und lohnende Erfahrung zu sein. Das Gute am Planen ist...es wird jedes Mal einfacher, wenn man seine Lehren zieht und seine Gäste versteht ;-)

Unterstützung bei der Eventplanung

Wir buchen gemeinsam mit dir DJs und Musiker für alle Arten von Event und wissen wo du professionelle Künstler für dein Hochzeitsfest, deine Privatparty oder Firmenevent findest. Frage und jetzt an und wir machen gemeinsam deinen Anlass zu einem einzigartigen Erlebnis für dich und deine Gäste. Durch unsere grosse Erfahrung im Event-Management, können wir dir mit Rat und Tat kompetent bei der Eventplanung zur Seite stehen.  

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