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DEN PERFEKTEN WEIHNACHTSEVENT IN 10 SCHRITTEN PLANEN

Jetzt nach den Sommerferien ist der perfekte Zeitpunkt, um mit der Planung der Weihnachtsfeier zu beginnen. Nicolas Bovet gibt euch die besten Tipps und Tricks, um sicherzustellen, dass dies der beste Weihnachtsevent der Firma aller Zeiten wird!

 

Nicolas Bovet arbeitete nach seiner Ausbildung an der Hotelfachschule in diversen Hotels als Eventmanager und heute als SEA Consultant bei einer renommierten Online Marketing Agentur. Seit 2015 ist er Mitgründer und Partner bei tablerockers.ch.


1. Setze das Budget
Wenn du mit der Organisation der Weihnachtsfeier beauftragt wurdest, ist das Budget einer der wichtigsten Punkte. Fang gar nicht erst an unrealistische Pläne für eine Veranstaltung zu machen, die das Doppelte des Budgets erfordert. Finde also heraus wieviel Mittel zur Verfügung stehen und dass es einen Puffer für Unvorhergesehenes gibt.

2. Entscheide dich für die Art der Feier.
Es gibt so viele Möglichkeiten, welche Art von Veranstaltung dein Unternehmen zelebrieren könnte. Wenn du etwas unsicher bist und die Gäste sehr heterogen sind, könntest du (wenn möglich) das deine Kollegen fragen, um herauszufinden was sie sich von einer Weihnachtsfeier wünschen. Gib ihnen ein paar Möglichkeiten und hole Stimmen ab. Hier sind einige Faktoren zu berücksichtigen:

  • Handelt es sich um eine Tages- oder Abendveranstaltung?
  • Soll es sich um eine massgeschneiderte Veranstaltung oder vororganisiertes Paket handeln?
  • Werden Partner eingeladen (und wenn ja, werden ihnen Tickets in Rechnung gestellt)?
  • Wird ein Buffet gebucht oder ein Dinner?
  • Gibt es genug Gäste, um einen ganzen Veranstaltungsort zu übernehmen oder willst du gar eine gemeinsame Partynacht mit anderen Unternehmen veranstalten? Findet alles an einem Ort statt oder wird Dinner und Party an separaten Orten stattfinden?

 

3. Setze ein Datum
Der Wochentag ist so wichtig wie das Datum selbst, also entscheide dich so schnell wie möglich dafür. Abende unter der Woche sind oft günstiger und verfügbarer, aber werde dir darüber klar, dass deine Kollegen auch eine Chance haben müssen am nächsten Tag fit im Büro aufzutauchen. Freitag- und Samstagabende sind aus diesem Grund beliebter, aber die Verfügbarkeit ist begrenzt und die Preise werden wahrscheinlich etwas höher sein. Die Veranstaltungsorte werden bald sehr schnell ausgebucht sein, also zögere nicht. Sobald du eine Entscheidung getroffen hast, sende ein "Save the Date"-E-Mail an alle Mitarbeiter, um eine hohe Teilnehmerzahl sicherzustellen.

4. Einen Veranstaltungsort finden
Es ist immer (immer!) ratsam, einen Veranstaltungsort vorher anzusehen und sich darüber klar zu werden, ob er auch geeignet genug ist – du gehst ein grosses Risiko ein, einen Eventort zu buchen, ohne diesen vorab besichtigt zu haben. Frage den Eventmanager der Location, was alles zur Verfügung steht und was im Preis inbegriffen ist - ein günstiger Veranstaltungsort ist vielleicht doch kein so gutes Angebot, wenn zusätzlich Möbelverleih, Unterhaltungsausrüstung, Personalkosten, Dekorationen usw. organisiert werden müssen. Stelle folgende Fragen:

  • Wird der Veranstaltungsort danach gereinigt oder liegt das in deiner Verantwortung?
  • Gibt es Flexibilität bei der Anzahl Gäste?
  • Gibt es Möglichkeiten auf Rabatt?
  • Was alles enthält das Angebot genau und welche Zusätze sind darin enthalten?

 

5. Essen und Trinken
Ein Dinner oder ein Buffet wird in der Regel von einer Weihnachtsfeier erwartet - würde jeder ein Sitzdinner oder ein leichtes Buffet bevorzugen (um mehr Zeit für Geselligkeit und Tanz zu haben)? Vergiss ebenfalls nicht, im Voraus auf vegetarische oder besondere Ernährungsbedürfnisse zu achten. Es wäre eine gute Idee, eine Menüverkostung zu organisieren, wenn für viele Leute gebucht wird - das Essen, das auf der Weihnachtsfeier serviert wird, kann den Event grossartig machen oder für miesen Gesprächsstoff danach sorgen – treffe also die richtige Wahl für dein Unternehmen und die Mitarbeiter.

Die richtige Balance mit Freigetränken zu finden ist wichtig - zu viele und man könnte mit unkontrollierbaren und widerspenstigen Kollegen enden…zu wenig und man riskiert, dass das Unternehmen geizig erscheint und keinen grosszügigen Weihnachtsspirit hat. Ein guter Mittelweg ist immer das, was man braucht. Gutscheine für eine bestimmte Anzahl von kostenlosen Getränken sind eine Option oder man kann eine Flasche Champagner oder Wein pro Tisch anbieten. Eine offene Bar ist eine gefährliche Option, sowohl in Bezug auf die Kosten als auch auf das mögliche Verhalten betrunkener Kolleginnen und Kollegen.

6. Musik und Unterhaltung
Mit guter Musik und Unterhaltung wird noch lange über die Weihnachtsfeier gesprochen. Wähle die Unterhaltung, die zu der Veranstaltung und zu den Gästen passt. Es gibt endlose Möglichkeiten, wenn man sich für etwas anderes als nur Musik und eine Tanzfläche entscheidet: Warum kein Live-Performer wie zum Beispiel ein Komiker, Magier oder gar eine Stuntshow? Vielleicht auch Casinotische und Karaoke?

Tanzen ist in der Regel ein Muss und es ist die perfekte Gelegenheit für jeden, sich fallen zu lassen und potenziell unangenehme Gespräche zwischen Kollegen zu vermeiden. Entscheide dich also, ob du eine Live-Band oder einen DJ willst. Wenn du dich für letzteres entscheidest, hol dir professionelle Hilfe um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.  Stelle zwischen dem Veranstaltungsort und DJ oder der Band sicher, dass diese über die gesamte Ausrüstung und Beleuchtung verfügen.

7. Reden und Auszeichnungen
Die Weihnachtsfeier ist auch die beste Zeit, um Auszeichnungen zu vergeben und allen Mitarbeitern gemeinsam zu danken. Das Timing der Reden sollte im Voraus geplant werden, nicht nachträglich (es gibt nichts unangenehmeres als Moderator, wenn man sich in einer johlenden Menge Gehör verschaffen muss). Organisiere ein Mikrofon und stelle sicher, dass die Reden nicht zulange dauern – es geht ja schliesslich ums Feiern

8. Organisiere den Transport
Es ist wichtig, dass alle Gäste sicher nach Hause kommen. Vorausbestellte Minibusse sind eine wirtschaftliche und sichere Option (mal ehrlich…keiner, aber auch wirklich keiner sollte nach einer Weihnachtsfeier noch selbst fahren müssen). Andernfalls stelle transparent Informationen zum öffentlichen Verkehr oder Taxis zur Verfügung.

9. Einladungen
Sobald alle Details zu Datum, Uhrzeit und Ort bekannt sind, sollte man die Gäste fix einladen. Sorge dafür, dass genug Zeit zum Anmelden bleibt und ebenfalls genug Zeit bleibt, um die die fixe Anzahl Gäste an die Eventhelfer und Profis bekannt zu geben. Beziehe Teamleads und Manager als Reminderhilfen mit ein.

10. Bestuhlungsplan
Wer soll neben wem sitzen? Jedem zu erlauben, dort zu sitzen wo er will, kann zu einem Kampf um Plätze führen - einige Leute können dann sehr enttäuscht sein, mit wem sie schlussendlich zusammensitzen (oder eben nicht sitzen). Ganz wie beim Organisieren eines Hochzeitssitzplans, kann dies eine stressige und extrem schwierige Aufgabe sein. Spreche also mit Managern und Peers über gute Möglichkeiten.

Nach der Veranstaltung
Das Bitten der Mitarbeiter um Feedback zur Veranstaltung ist zwar zusätzliche Arbeit, kann aber eine grosse Hilfe für die nächste Weihnachtsfeier sein. Durch eine anonyme Umfrage kann man herausfinden, was allen gefallen hat und was nicht – so kann man im folgenden Jahr Geld sparen.

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